月給制の従業員が遅刻や早退をした場合、欠勤した時間分の賃金を給与から控除して計算します。これを「欠勤控除」といいますが、控除額の計算方法などのルールについて規定はあるのでしょうか？
一般的な計算方法
残業した場合の割増賃金については労働基準法において明確に定められていますが、欠勤した時間分の賃金をカットすることに関する規定はありません。それ故に、労使間のトラブルを招きやすい事象でもありますので、欠勤控除についての計算方法について会社の就業規則や賃金規程等で明確に定め、従業員へ周知することが必要です。
遅刻・早退の場合、月給の1時間あたりの賃金額を算出して、時間単位や分単位で欠勤控除額を計算します。1時間あたりの賃金額については、基本給や手当等の月給賃金額を月の労働時間数で除すことで算出します。
そこで、1時間あたりの欠勤控除額を算出するための月労働時間数についても、法令で定められていませんので、会社によって任意で就業規則や賃金規定等で決定することができます。
【遅刻・早退の場合の欠勤控除額】
月給額÷月における任意の労働時間数×欠勤時間数
※欠勤時間は分単位で計算します。
月における任意の労働時間数は、一般的に次のパターンがあります。
①1年間における月平均所定労働時間数
②その月の所定労働時間数
③1年における月平均歴日数×1日の所定労働時間数
④その月の暦日数×1日の所定労働時間数
②④については、日数が月毎に異なるため、欠勤控除の単価が月によって変動し、事務的に煩雑になるというデメリットがあります。③④は、分母としての日数が実労働日より多くなるため、①②に比べ控除額が少なくなります。
そこで、最も合理的なのが①の1年間における月平均所定労働時間数で割る方法で、欠勤控除の計算をする場合にも、残業代を計算する場合の割増賃金の計算の基礎となる1時間当たりの賃金の算出方法と同じにすることです。
労働基準法において、月給制の場合の割増賃金の計算の基礎となる１時間当たりの賃金は、基本給と手当の合計を「月における所定労働時間数（月によって所定労働時間数が異なる場合には、1年間における1月平均所定労働時間数）」で除した金額としています。（労働基準法施行規則19条）
欠勤控除の計算においても、この方法で計算することは合理性があると考えられます。
1年間における1月平均所定労働時間数の計算
①の1年間における月平均所定労働時間数は、1年の暦日数を365日（うるう年の場合は366日）として、そこからその1年の休日の合計日数を引いた日数に1日の所定労働時間を乗じ、12ヶ月で除すことで求められます。
月平均所定労働時間数＝（年間暦日数－年間休日日数）×1日の所定労働時間÷12ヶ月
控除計算における端数処理
控除額を計算する際に出た小数点以下の端数の取扱いについては、必ず切り捨てをします。
端数部分を切り上げて1円でも多く控除してしまうと、不就労時間以上の控除（実際に労働したにも関わらず支払われない賃金があること）と考えられ、労働基準法違反になってしまう可能性があるためです。したがって、計算過程で出た円未満の端数は切り捨て、労働者にとって不利益にならない方法を選択します。
また、遅刻・早退に対して賃金控除を行う際の時間は1分単位で計算する必要があり、7分の遅刻を15分や30分に切り上げ控除するなど、遅刻・早退した時間分を超えるような控除は「減給の制裁」となり、これも労働基準法違反になります。
欠勤控除の計算例
遅刻・早退の場合の欠勤控除額の計算式を、
月給額÷1年間における月平均所定労働時間数×欠勤時間数
と定めた場合の計算例をみてみましょう。
【例】
年間暦日数：365日
所定休日日数：土日祝120日・夏季休暇年末年始休暇7日
基本給：300,000円
1日所定労働日数：8時間
欠勤：2時間
①1年間における月平均所定労働時間数
｛365－(120＋7)｝×8÷12＝158.66… → 158時間
※平均所定労働時間を決定する際の時間の端数処理は、割増賃金の計算の場合は切り捨てですので、就業規則等で定めた上で切り捨てにすることは問題ありませんが、欠勤控除において労働者が不利にならないように計算する場合は切り上げになります。159時間もしくは158.7時間としても問題ありません。
②1時間あたりの欠勤控除額
300,000÷159時間＝1,886.79… → 1,886円（切り捨て）
③2時間分の欠勤控除額
1,886円×2時間＝3,772円
※1時間あたりの欠勤控除額で端数を切り捨てずに、そのまま合計欠勤時間を乗じても構いませんが、最終的な金額は必ず端数切り捨てで処理します。
300,000÷159時間×2時間＝3,773.58… → 3,773円（切り捨て）